Dokumenty

Polityka prywatności i plików cookies

Ten dokument opisuje, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku ze stroną estetyczna4.pl, wynajmem biur, wirtualnym biurem i salą konferencyjną w budynku ESTETYCZNA 4 w Tychach, na jakiej podstawie, jak długo i komu je przekazujemy. Opisuje też pliki cookies używane na stronie.

1. Administrator danych

Administratorem danych jest Infolab sp. z o.o. z siedzibą w Tychach, ul. Estetyczna 4, 43-100 Tychy, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000759058 (Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy KRS), NIP 6462914275, REGON 241941167 (dalej: „Administrator”, „my”).

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz się z nami skontaktować:

• e-mailem: [email protected],

• listownie: Infolab sp. z o.o., ul. Estetyczna 4, 43-100 Tychy,

• telefonicznie: 730 810 320.

2. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Przetwarzamy dane tylko w poniższych celach. Nie sprzedajemy danych i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne.

Cel	Dane	Podstawa prawna (RODO)	Jak długo
Odpowiedź na zapytanie z formularza, e-maila lub telefonu	imię i nazwisko, firma, e-mail, telefon, treść, NIP (jeśli podasz)	art. 6 ust. 1 lit. b (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) i lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes: odpowiedź na korespondencję)	12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zawrzemy umowę
Zawarcie i wykonanie umowy najmu, wirtualnego biura lub wynajmu sali	dane z umowy, dane osób kontaktowych i reprezentantów	art. 6 ust. 1 lit. b; dla osób kontaktowych klienta – lit. f	przez czas umowy, potem do upływu przedawnienia roszczeń (zwykle 3 lub 6 lat)
Rozliczenia, faktury, księgowość	dane z faktur i płatności	art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązki podatkowe i rachunkowe)	5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku
Obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (wirtualne biuro)	zob. punkt 4	art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z ustawą z 1 marca 2018 r.	5 lat od końca roku, w którym zakończyła się współpraca
Ochrona osób i mienia w budynku (monitoring)	wizerunek	art. 6 ust. 1 lit. f	3do 30 dni, dłużej tylko gdy nagranie jest dowodem w postępowaniu
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń	dane potrzebne w sprawie	art. 6 ust. 1 lit. f	do upływu przedawnienia roszczeń
Bezpieczeństwo strony i statystyka techniczna (logi serwera)	adres IP, data, adres strony, przeglądarka	art. 6 ust. 1 lit. f	4do 30 dni
Analityka i reklama w Google	identyfikatory cookies, dane o wizycie	art. 6 ust. 1 lit. a (Twoja zgoda) w zw. z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej	do wycofania zgody, nie dłużej niż okres życia plików (zob. punkt 6)
Informacje handlowe e-mailem lub telefonicznie	e-mail, telefon	art. 6 ust. 1 lit. a i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej (Twoja uprzednia zgoda)	do wycofania zgody

3. Formularze kontaktowe i sprawdzanie NIP

Zapytania z formularzy na stronie trafiają do naszej skrzynki e-mail i do panelu zapytań na stronie. Podanie imienia, e-maila i treści jest potrzebne, żebyśmy mogli odpowiedzieć. Pozostałe pola są dobrowolne.

Jeśli w formularzu wirtualnego biura podasz NIP, pobieramy dane firmy z publicznych rejestrów, żeby przygotować ofertę i sprawdzić, czy firma jest aktywna:

• Wykaz podatników VAT (Szef Krajowej Administracji Skarbowej): nazwa, adres, status VAT, numery rachunków,

• Krajowy Rejestr Sądowy (Minister Sprawiedliwości): forma prawna, adres, skład zarządu.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej lub osób w zarządzie są to dane osobowe pozyskane z rejestrów publicznych (art. 14 RODO). Przechowujemy je razem z zapytaniem, przez okres podany w punkcie 2.

Odpowiadając na zapytanie, nie potrzebujemy Twojej zgody: podstawą jest Twoje żądanie i nasz prawnie uzasadniony interes.

W formularzu możesz też zaznaczyć osobną, nieobowiązkową zgodę na otrzymywanie e-mailem informacji handlowych (oferty biur, wirtualnego biura, sali konferencyjnej, wolne powierzchnie). Zapisujemy datę, adres IP i treść zgody, żeby móc ją wykazać. Zgodę wycofasz w każdej chwili mailem na [email protected]; jej brak nie wpływa na odpowiedź na Twoje zapytanie.

4. Klienci wirtualnego biura: obowiązki AML

Świadcząc usługę adresu siedziby (wirtualne biuro), jesteśmy instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ustawa wymaga od nas zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego przed zawarciem umowy i w jej trakcie.

W tym celu przetwarzamy:

• dane identyfikacyjne klienta i osób działających w jego imieniu (imię, nazwisko, obywatelstwo, PESEL lub data urodzenia, dane dokumentu tożsamości, adres),

• dane beneficjenta rzeczywistego, także z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych,

• oświadczenia o zajmowaniu eksponowanego stanowiska politycznego (PEP),

• wyniki sprawdzenia list sankcyjnych UE i krajowych oraz ocenę ryzyka.

Podanie tych danych jest wymogiem ustawowym. Bez nich nie możemy zawrzeć ani kontynuować umowy. Dane przechowujemy przez 5 lat od zakończenia współpracy, a w przypadkach wskazanych w ustawie dłużej. Na żądanie przekazujemy je Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej i innym uprawnionym organom.

5. Monitoring wizyjny budynku

Części wspólne budynku ESTETYCZNA 4 i parking są objęte monitoringiem wizyjnym. Celem jest ochrona osób i mienia oraz bezpieczeństwo w budynku. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Nagrania przechowujemy do 30 dni, a dłużej tylko wtedy, gdy są dowodem w postępowaniu. Kamery nie obejmują wnętrza wynajmowanych lokali ani pomieszczeń sanitarnych. Obszar monitorowany jest oznaczony tabliczkami przy wejściach.

6. Pliki cookies i narzędzia zewnętrzne

Cookies to małe pliki zapisywane w Twojej przeglądarce. Pliki niezbędne do działania strony zapisujemy bez zgody. Pozostałe, czyli statystyczne i marketingowe, tylko po Twojej zgodzie wyrażonej w banerze (art. 399 ustawy z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej). Do czasu zgody narzędzia Google działają w trybie zgody (Consent Mode) i nie zapisują swoich plików.

Kategoria	Narzędzie i dostawca	Do czego służy	Wymaga zgody
Niezbędne	Baner zgód na naszej stronie (plik cc_cookie, 6 miesięcy)	zapamiętanie Twojego wyboru w banerze	nie
Niezbędne	WordPress, Cloudflare	logowanie do panelu, ochrona przed atakami i nadużyciami	nie
Statystyczne	Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd)	liczba odwiedzin, źródła ruchu, które strony są czytane	tak
Marketingowe	Google Ads i Google Tag Manager (Google Ireland Ltd)	pomiar skuteczności reklam, w tym telefonów i zapytań, oraz remarketing	tak

Listę plików i okresy ich przechowywania znajdziesz też w panelu ustawień cookies. Twój wybór zapisujemy w rejestrze zgód (anonimowy identyfikator zgody, data, wybrane kategorie, bez adresu IP) przez 3 lata – potwierdzić, żeby móc wykazać udzielenie zgody. Swoją zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać ikoną „Ustawienia cookies” (ciasteczko) w lewym dolnym rogu strony. Możesz też usunąć lub zablokować cookies w ustawieniach przeglądarki, ale wtedy część funkcji strony może nie działać.

Identyfikatory zapisane w cookies statystycznych i marketingowych mogą być danymi osobowymi. Więcej o tym, jak Google wykorzystuje dane ze stron, przeczytasz na policies.google.com/technologies/partner-sites.

7. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Dane przekazujemy tylko podmiotom, które pomagają nam prowadzić stronę i obsługiwać klientów, na podstawie umów powierzenia przetwarzania, oraz organom uprawnionym z mocy prawa.

Odbiorca	Rola	Gdzie przetwarza	Podstawa przekazania poza EOG
OVH	hosting strony i bazy danych	UE	nie dotyczy
Google Ireland Ltd (Google Workspace, Analytics, Ads, Tag Manager)	poczta e-mail, statystyka, reklama	UE i USA	EU-US Data Privacy Framework, standardowe klauzule umowne
Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES)	wysyłka e-maili z formularzy	UE (Irlandia), dostęp z USA możliwy	EU-US Data Privacy Framework, standardowe klauzule umowne
Cloudflare Inc.	sieć dostarczania treści i ochrona strony	UE i USA	EU-US Data Privacy Framework, standardowe klauzule umowne
Banki, operatorzy pocztowi i kurierzy	płatności, doręczanie korespondencji (także w ramach wirtualnego biura)	Polska	nie dotyczy
Organy publiczne, np. GIIF, urzędy skarbowe, sądy, policja	gdy wymaga tego przepis prawa	Polska	nie dotyczy

Kopię zabezpieczeń stosowanych przy przekazaniu danych poza EOG możesz otrzymać, pisząc na adres z punktu 1.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,

• sprostowania nieprawidłowych danych,

• usunięcia danych, gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania,

• ograniczenia przetwarzania,

• przeniesienia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub zgody,

• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie; wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw nie wymaga uzasadnienia,

• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Wystarczy wiadomość na adres z punktu 1. Zgodę na cookies wycofasz też ikoną „Ustawienia cookies” w lewym dolnym rogu strony. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez niektórych z nich nie odpowiemy na zapytanie lub nie zawrzemy umowy. Dane wymagane przez ustawę AML i przepisy podatkowe są wymogiem ustawowym.

9. Bezpieczeństwo i zmiany polityki

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowane połączenie HTTPS, ograniczony dostęp do panelu zapytań i danych klientów, kopie zapasowe oraz umowy powierzenia z dostawcami.

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, nasze usługi lub narzędzia na stronie. Aktualna wersja jest zawsze pod adresem estetyczna4.pl/polityka-prywatnosci/.

Ostatnia aktualizacja: 11.11.2026